مهارت‌های مدیریت زمان کدامند؟

آیا تا بحال به این موضوع فکر کرده‌اید که چرا بعضی افراد همیشه زمان کافی برای انجام کارهایشان دارند در حالیکه بعضی با وجود عجله‌ای که در انجام کارها دارند به نظر هیچ وقت کارشان به اتمام نمی‌رسد؟

آیا دلیلش این است که افراد دسته اول کار زیادی انجام نمی‌دهد؟ خیر احتمالاً آنها بهتر از زمانشان استفاده می‌کنند و مهارت‌های مدیریت زمانی خوبی دارند.

در تئوری، مدیریت زمان کار بسیار سختی نیست اما وقتی در مرحله عمل قرار می‌گیرد بسیار مشکل خواهد بود. لازم است که زمان اندکی برای اولویت گذاری و سازمان‌دهی خودتان اختصاص دهید. اما پس از اینکار متوجه تغییرات جزئی در طول روز، هفته و ماه خواهید شد، و زمان در همه چیز نقش اصلی را ایفا خواهد کرد.

مهارت‌های مدیریت زمان

کلید اصلی در مهارت‌های مدیریت زمان

شناخت تفاوت میان ضروری و مهم

ضروری به معنی امری است که نیازمند توجه سریع است اما شما ممکن است توجهتان زیاد باشد یا کم. 

مهم در مورد کارهایی است که انجام ندادن آنها نتایج جدیدی برای شما و سایرین خواهد داشت.

برای مثال

  • پاسخ دادن به تلفن ضرروی است. اگر پاسخ ندهید، تماس گیرنده تماس را قطع خواهد کرد و شما نمی‌دانید که چرا تماس گرفته است. با این حال ممکن است پیام گیر صوتی به شما امکان تماس گرفتن با او را بدهد. این مهم نیست.
  • رفتن نزد دندان پزشک مهم است. اگر نروید، ممکن است بیماری لثه‌ای یا سایر بیماری‌ها را بگیرید. اما ضرروی نیست. با این حال اگر مدت‌هاست که نرفته‌اید، ضرروی خواهد بود زیرا ممکن است دندان درد شوید.
  • آوردن بچه‌ها از مدرسه هم مهم و هم ضرروی است. اگر در زمان مناسب به مدرسه نروید، بچه‌ها در زمین بازی و کلاس درس منتشر شما خواهند ماند و نگرانتان می‌شوند.
  • خواندن ایمیل‌های بامزه یا کنترل کردن فیسبوک نه ضروری است نه مهم. پس چرا اولین کار هر روز شماست؟ به صفحه کاهش عوامل پرت کننده ی حواس مراجعه کنید تا بتوانید از چیزهایی که هواستان را از انجام کارهای مهم و ضرروی پرت می‌کند، دوری کنید.

تمایز میان کارهای مهم و ضرروی اصلی در اولویت گذاری زمان و حجم کاری است در سر کار یا خانه است.

سعی کنید از یک ماتریس اولویت گذاری برای چیدمان وظایفتان در دسته‌های مناسب استفاده کنید:

بخاطر داشته باشید که شما و سلامتی‌تان اهمیت دارد. تنها به این دلیل که کار زیادی برای انجام دادن دارید نمی‌توان گفت که ۱۰ دقیقه پیاده روی یا زمان بندی مناسب برای غذاخوردن اهمیتی ندارد. نباید سلامت ذهنی و فیزیکی خود را فدای کارهای ضروری‌تر کنید.

هشدار!

ضرورت و اهمیت وضعیت‌های ثابتی نیستند. باید دائماً فهرست کارهایتان را بررسی کنید تا مطمئن شوید که هیچ چیز تغییر نکرده زیرا احتمال جابه جایی وجود دارد.

اگر یک کار مهم به پایین فهرست برده شود اما هم چنان مهم باشد، در مورد آن چه می‌توان انجام داد؟

اول از همه بررسی کنید که آیا واقعاً اهمیت دارد. آیا نیاز است کاری برای آن انجام شود یا اینکه شما فقط به خودتان می‌گوید که باید کاری کنید؟

اگر واقعاً مهم است آنرا واگذار کنید. صفحه مرتبط با مهارت‌های واگذاری را ببینید.

سایر قوانین مدیریت زمان

قوانین مدیریت زمان

منظم بودن

برای بعضی از ما بی نظمی می‌تواند عامل حواس پرتی و افسردگی باشد.

منظم و مرتب بودن هم عزت نفس و هم انگیزه را تقویت می‌کند. اگر محل کارتان تمیز باشد، می‌توانید بر همه چیز تسلط داشته باشید.

اگر سیستمی دارید که در آن همه چیز ثابت است پس از شر چیزهایی که بدرد شما نمی‌خورد یا کارتان با آنها تمام شده، خلاص شوید. اینگونه می‌توانید میان چیزهایی که لازم دارید هماهنگی و نظم ایجاد کنید.

ترفندهایی برای منظم بودن:

سه دسته ایجاد کنید: نگهداری، پس دادن و بیرون انداختن.

در قسمت نگهداری اسنادی که به آنها نیاز دارید را نگهداری کنید. اگر نیاز به کاری است، آنرا به فهرست کارهایتان بیافزایید.

پس دادن اگر چیزی را نمی‌خواهید آنرا به کس دیگری بدهید که احتمالاً از آن استفاده می‌کند یا کاری که می‌توان آنرا واگذار کرد.

بیرون انداختن چیزهایی که ارزشی برای شما یا شخص دیگر ندارند.

از زمان استفاده کنید

همه ما در ساعاتی از روز بهتر کار می‌کنیم. بهتر است که کارهای مشکل را به این زمان‌ها موکول کنید.

با این حال لازم است به برنامه ریزی در مورد زمان‌های مختلف مانند جلسات یا رفتن به اداره پست هم فکر کنید.

گزینه دیگر این است که فهرستی از کارهای کوچک مهم اما غیر ضروری تهیه کنید که می‌توان آنها را در فاصله ۱۰ دقیقه‌ای میان جلسات انجام داد: این زمان برای ارسال تأیید ایمیل زمان تعطیلات کفایت می‌کند؟

کارها را به تعویق نیندازید بلکه علت وسوسه شدن خود را بررسی کنید

اگر یک کار مهم و ضرروی است سریعاً آنرا انجام دهید.

با این حال اگر احساس کردید که در حال بهانه تراشی برای انجام ندادن این کار هستید، از خودتان دلیلش را بپرسید.

ممکن است دلایلش اخلاقی باشد یا اینکه فکر کنید این کار خوب نیست. اگر چنین باشد دیگران خواهند پذیرفت. با یکی از همکارانتان یا مدیرتان صحبت کنید و در مورد گزینه‌های ممکن راهنمایی بخواهید.

معمولاً افراد در انجام چند کار همزمان خوب نیستند زیرا ذهن ما باید دوباره متمرکز شود.

بهتر است که یک کار را قبل از رفتن به سراغ کار دیگر تمام کنیم. اگر قرار باشد که چندین کار مختلف را انجام دهید، آن‌ها را دسته بندی کرده و با برنامه ریزی پیش بروید.

آرام باشید و همه چیز را با دقت درنظر بگیرید

بدون شک مهمترین چیزی که لازم است درنظر بگیرید این است که آرام باشید. احساس سرگردمی به خاطر وظایف متعدد می‌تواند بسیار تنش زا باشد. بخاطر داشته باشید که دنیا در صورتی که شما نتوانید کارهای آن روز را به آخر برسانید یا به فردا موکول کنید به پایان نمی‌رسد.

به خانه بروید یا شب را با آرامش طی کنید تا برای فردا آماده باشید و نگران مهلت از دست رفته نباشید.

کمی صبر کنید و زندگی و اولویت‌هایتان را درنظر بگیرید تا متوجه تغییرات بعدی در زندگی‌تان شوید.

به یاد داشته باشید که در بحث مهارت‌های مدیریت زمان، بکارگیری آموزه‌های افراد با تجربه‌ای که در عمل، سالیان متمادی به تحقیق و پژوهش و اجرا و تجربه اندوزی و مشاوره در این حوزه پرداخته‌اند می‌تواند کارگشا و مفید باشد. افرادی نظیر برایان تریسی و دیوید الن از این جمله افراد هستند. در پایان یادآور می‌شویم که ترکیب مهارت‌های مدیریت زمان با مدیریت انرژی و تمرکز الزامی بوده و باعث می‌شود بتوانید گام موثر و قدرتمندی در راستای بهبود فردی و توسعه فردی خود بردارید. بنابراین کسب مهارت در مدیریت زمان، انرژی و تمرکز را به شما توصیه می‌کنیم. 

منبع : بهبود فردی

پاسخ دهید

آدرس ایمیل شما منتشر نخواهد شد.قسمتهای مورد نیاز علامت گذاری شده اند *